Datenschutzerklärung

Acklin & Keusch AG
Rössligutstrasse 2
5001 Aarau
E-Mail: info@acklinkeusch.ch

Vertretungsberechtigte Personen: Barbara Keusch, Thomas Acklin

Datenschutzbeauftragte Person: Barbara Keusch

1. Wer wir sind

Acklin & Keusch AG ist ein Unternehmen, mit dem Zweck des Betriebs einer Treuhand- und Revisionsgesellschaft mit allen damit zusammenhängenden Dienstleistungen. Das Dienstleistungsangebot von Acklin & Keusch AG umfasst unter anderem:

Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Unternehmensberatung sowie Buchführung, Gründung, Verwaltung und Liquidation von Gesellschaften, Führung von Sekretariaten und dergleichen

2. Grundlagen der Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.

Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen.

Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.

3. Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere.

Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten etc.;
Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung;
Betrieb der Website und Authentifizierung registrierter Nutzerinnen und Nutzer für bestimmte Bereiche unserer Website;
Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen;
Versand von Einladungen und Durchführung von Veranstaltungen und Webinaren;
Marketingaktionen und Versand von Newslettern
Statistische Erhebung/Auswertungen;

Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO oder DS-GVO)

4. Welche Personendaten bearbeiten wir?

4.1. Generelle Kontakt- und Grunddaten

Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.

Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:

Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-Nummer;
E-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post).

Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:

4.2. Daten zur Mandatsabwicklung

Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unserer Kundschaft bearbeiten wir folgende Personendaten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Bei Unternehmen:
- Rechtsform, Gesellschaftskapital und liberiertes Kapital, Gründungsjahr des Unternehmens, externe Revisionsstelle, Umsatz im In- und Ausland, erzielter Jahresumsatz pro Tätigkeitsbereich, Register-Nr.;
- Zweigniederlassungen: Ort der Zweigniederlassung, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefon, Internet, E-Mail, Korrespondenzsprache;

Angaben über den Personalbestand: Fachbereiche, Anzahl Mitarbeitende bzw. Verantwortliche, Stellenprozente;

Finanzielle Informationen;
Risikobewertungsdaten:

Betreibungsregisterauszüge;
- Leitung und Beherrschung des Unternehmens:
  - Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen;
  - Angaben über die am Unternehmen beteiligten Gesellschaften und Stiftungen: Firma, Sitz, Bereich, Beteiligungsgrad;
  - Angaben zur Kontaktperson: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefonnummer;
Angaben zur Anstellung von Verantwortlichen bei Drittunternehmen und gegebenenfalls, Name, Vorname, Firma, Branche, Funktion und Beschäftigungsgrad der Anstellung;
Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen

Zahlungsinformationen;
Mandatsdaten wie:
- Statuten, Protokolle, Verträge,
- Mitarbeiterdaten (Lohn, Sozialversicherung),
- Buchhaltungs- und Steuerinformationen,
- besonders schützenswerte Personendaten [wie Daten zur Gesundheit, zur Religion, über den Bezug von Sozialhilfe, über Betreibungen oder Konkurse].

Diese Daten werden vor allem im Zusammenhang mit Leistungen im Bereich Prüfungen, Beratung, Steuern, Lohnverarbeitung oder Buchhaltung bearbeitet. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer (vertraglichen) Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzuhalten.
Die Datenbearbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.

Die Daten werden in der Regel direkt von den Kunden kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang des Mandats können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.

4.3. Daten für Mailings und Newsletter

Zum Zweck der Zusendung von Informationen über Veranstaltungen, Publikationen usw. (Marketingzwecke) sowie für den Versand von Newslettern und Gratulationen bearbeiten wirfolgende Personendaten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;

Diese Daten sind für die Erbringung der Dienstleistung, zur Kommunikation oder zur Pflege unseres Kundestammes notwendig. Sie können der Verwendung Ihrer persönlichen Daten zu Marketingzwecken jederzeit widersprechen oder sich vom Empfang des Newsletters abmelden.

4.4. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)

Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit [Microsoft Teams / Zoom / Skype usw.] durchgeführt. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten;
Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation;
Aufzeichnungen von Videokonferenz, falls nötig;

Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte.

4.5. Daten über das Personal

Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.;
Informationen über Kinder;
Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag;
Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte;
Finanzinformationen und Bankverbindungen;
Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen;
Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen;
Zeit- und Ferienerfassung;
Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz;
Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge;

Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet.

Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.

4.6. Lieferanten und sonstige Vertragspartner

Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:

Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1;
Finanzinformationen wie Bankverbindungen
Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung usw.);

Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten [z.B. IT-Firmen], schliessen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsbearbeitungsvertrag ab.

4.7. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen

4.7.1. Server-Logfiles

Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:

Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge,
den benutzen Browser sowie das Betriebssystem,
den Domainnamen des Providers,
die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL),
die Suchanfrage,
die IP-Adresse.

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.

4.7.2. Cookies

Unsere Websites verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Wenn die Einstellungen Ihres Geräts dies zulassen, verwenden wir Cookies und ähnliche Tools, um Ihnen ein optimales Surferlebnis auf unseren Webseiten zu ermöglichen.

Cookies sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse Ihrer Benutzung der Website erlauben. Damit unterstützen sie die Darstellung unserer Website und helfen Ihnen, sich auf unserer Website zu bewegen. Cookies erfassen Daten wie:

die IP-Adresse,
die Website, von der Sie uns besuchen,
die Art des Gerätes, das Sie nutzen,
wie Sie unsere Suchfunktion nutzen (sog. Search-Log),
welche Aktionen Sie beim Empfang des Newsletters ausführen.

Es ist auch möglich, unsere Website ohne Cookies zu besuchen. Sie können die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen verhindern. Dies hat jedoch unter Umständen einen Einfluss auf die Nutzungsmöglichkeiten der Website. Keinesfalls werden Cookies von uns dazu benutzt, um Schad- oder Spionageprogramme auf Ihrem Rechner zu installieren.

4.8. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen

Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.

5. Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen

5.1. Datenerfassung

In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Leistungen in Anspruch nehmen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.

Bei Mandaten können die Daten je nach Art und Umfang des Mandats aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Zusatz für Daten, die von Dritten kommen.

Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien und Internet, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist (z.B. im Rahmen einer Bewerbung, bei der Auswahl von Dozenten und Referenten), sowie Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (siehe Ziffer 4.8).

5.2. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.

5.3. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.

Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen gespeichert. Die Daten werden auf Servern in unserem Haus sowie in der Schweiz gespeichert. Werden Daten im Ausland gespeichert (Teams, Log, usw.) gelten die Regeln nach Ziffer 7.]

Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 8).

6. Social-Media-Kanäle

Wir betreiben keine Social Media Kanäle.

7. Tracking-Technologie und IT-Tools von Drittanbietern

7.1. Google Analytics

Diese Website benutzt den Google-Webanalysedienst «Google Analytics», von Google Ireland Limited («Google»), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet sog. «Cookies», Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen Die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Website Google Analytics um den Code «anonymizeIP ();» erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch in der Schweiz, innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Dies hat zur Folge, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind.
Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in die USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website- und der Internet-Nutzung verbundene Dienstleistungen für uns zu erbringen.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.
Sie können darüber hinaus die Erfassung, der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Bearbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das verfügbare Browser-Plug-In herunterladen und installieren.
Sie können die Erfassung durch Google Analytics auch verhindern, indem Sie ein Opt-Out-Cookie setzten, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert: Google Analytics deaktivieren.

Nähere Informationen dazu finden Sie https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/ und zum Datenschutz unter http://www.google.com/intl/de/analytics/pri- vacyoverview.html.

7.2. Newsletter-Versand

Wir versenden keine Newsletter mit sog. «web-beacons».

7.3. Verwendung von Plug-Ins
Wir verwenden keine Plug-Ins

8. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:

Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (wie namentlich die Revisionsaufsichtsbehörde, Steuerbehörden etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten.

Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU/im EWR. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Google Analytics-Daten) übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in ein Land, das über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der von Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Google) oder anderer geeigneter Garantien.

Die Informationen, die Sie uns übermittelten, können zudem zu statistischen Auswertungszwecken anonymisiert und an Dritte weitergegeben werden.

9. Ihre Rechte

Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

10. Schlussbestimmungen

10.1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Wir sind verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung soweit nichts anders geregelt ist.

Die Datenschutzbeauftrage ist Frau Barbara Keusch.

Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post oder E-Mail an uns geschickt werden Acklin & Keusch AG, Rössligutstrasse 2, 5001 Aarau oder barbara.keusch@acklinkeusch.ch.

Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss zudem eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden.

10.2. Anpassungen der Datenschutzerklärung

Wir können unsere Datenschutzerklärung jederzeit durch Veröffentlichung auf der Website anpassen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 10. August 2023 aktualisiert.